Työntekijöiden odotukset työympäristöstä ja työnantajan arvoista ovat kasvaneet, ja henkilöstökysely on tehokas työkalu työntekijäkokemuksen ja työtyytyväisyyden kehittämiseen. Kyselyn tulosten on johdettava konkreettisiin toimenpiteisiin – ilman näkyviä muutoksia työntekijöiden luottamus ja motivaatio voivat heikentyä.

Säännölliset ja syvälliset kyselyt auttavat ymmärtämään työhyvinvointia, työskentelyolosuhteita ja työvälineiden toimivuutta. Laajemmat henkilöstökyselyt suositellaan toteutettavaksi noin puolen vuoden välein. Tulosten hyödyntäminen edellyttää henkilöstön osallistamista ja yhteisten ratkaisujen etsimistä.

Suunnittele henkilöstökysely huolella

Jos suunnittelet henkilöstökyselyä tai haluat kehittää nykyistä kyselyäsi vastaamaan paremmin tavoitteitasi, ota huomioon seuraavat asiat:

1. Kyselyn tarkoitus ja sisältö
   
   Henkilöstökysely on työkalu työntekijäkokemuksen kehittämiseen, joten sen tulee kehittyä tarpeiden mukaan. Esimerkiksi multifaktorianalyysi voi paljastaa, että useampi kysymys mittaa samaa asiaa. Tällöin ylimääräisten kysymysten poistaminen tai niiden korvaaminen tarkemmilla parantaa kyselyn laatua ja tekee siitä selkeämmän vastaajille.

2. Kyselyn pituus ja käytettävyys
   
   Tiivis ja hyvin suunniteltu kysely lisää vastausaktiivisuutta ja parantaa tulosten luotettavuutta. Liian pitkä kysely voi kuormittaa vastaajia, joten tarpeettomat tai päällekkäiset kysymykset kannattaa karsia.

Oikea kumppani toteutukseen

Henkilöstön äänen kuunteleminen kyselyn avulla on arvokasta, ja sen pohjalta tehtävät kehitystoimenpiteet ovat organisaatiolle hyödyllisiä. Hyvin suunniteltu ja toteutettu kysely tuottaa tietoa, joka tukee päätöksentekoa ja kehittämistä. Tarvittaessa kannattaa hyödyntää asiantuntijakumppania, joka voi auttaa kyselyn suunnittelussa, analysoinnissa ja tulosten hyödyntämisessä.

Henkilöstökysely tunnistaa kehityskohteet

Henkilöstökysely antaa työntekijöille mahdollisuuden tuoda esiin kehitystarpeita ja organisaatiolle mahdollisuuden reagoida niihin. Kyselyt perustuvat tutkittuun tietoon ja räätälöidään organisaation tarpeisiin. Kysymyssarja valitaan huolellisesti ja täydennetään yrityksen erityispiirteisiin sopivilla kysymyksillä, jotta saadaan tarkkaa ja hyödyllistä tietoa päätöksenteon tueksi.

Avoimien kysymysten tehokas hyödyntäminen henkilöstökyselyissä

Avoimet kysymykset ovat arvokas keino ymmärtää vastausten taustalla olevia syitä ja perusteluja. Ne antavat vastaajille mahdollisuuden ilmaista näkemyksiään vapaasti ja tuoda esiin tärkeitä näkökulmia, joita numeeriset arviot eivät yksin tavoita. Vaikka avoimia vastauksia on perinteisesti pidetty haastavina analysoida, nykyteknologia – erityisesti tekoäly – mahdollistaa niiden tehokkaan luokittelun ja tiivistämisen. Tämä helpottaa tulosten hyödyntämistä päätöksenteossa ja organisaation kehittämisessä.

Asteikolliset kysymykset ja avoimet vastaukset tukevat toisiaan

Avoimia kysymyksiä kannattaa yhdistää numeerisiin arviointeihin, kuten kokemuksen asteikkoon (esim. 1–5), jotta saadaan sekä määrällistä että laadullista tietoa. Kun vastaaja ensin antaa arvion esimerkiksi hybriditöiden sujumisesta tai sisäisestä viestinnästä ja täydentää sitä avoimella kommentilla, saadaan syvällisempää tietoa vastauksen perusteista. Tämä mahdollistaa avoimien vastausten ryhmittelyn esimerkiksi positiivisiin ja negatiivisiin näkemyksiin, mikä selkeyttää analyysiä ja auttaa tunnistamaan kehityskohteita, kuten johtamisen haasteita.

Avoin kenttä kyselyn lopussa tuo lisäarvoa

Kyselyn lopussa oleva avoin kenttä antaa vastaajille mahdollisuuden nostaa esiin asioita, joita kysely ei muuten käsitellyt. Tämä voi paljastaa organisaatiolle uusia kehityskohteita ja antaa syventävää tietoa työntekijöiden kokemuksista. Erityisesti silloin, kun henkilöstökysely pidetään lyhyenä ja selkeänä, vapaa kenttä tarjoaa joustavuutta ja mahdollistaa vastaajien oman äänen kuulumisen.

Henkilöstökysely voi mennä pieleen – vältä nämä virheet

Henkilöstökysely on tehokas keino kuunnella työntekijöitä ja kehittää sekä työntekijäkokemusta että työnantajakuvaa. Onnistuminen vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua ja välttämistä yleisiltä virheiltä.

Hyvät ja huonot uutiset työnantajalle

Hyvä uutinen on, että henkilöstökyselyn toteuttaminen on mahdollista myös ilman ulkopuolista kumppania. Haasteena on kuitenkin varmistaa, että kysely palvelee aidosti organisaation tavoitteita eikä jää vain muodollisuudeksi.

Miten varmistat onnistumisen?

Suunnittele kyselyn käyttötarkoitus etukäteen

Henkilöstökysely on strateginen työkalu, ei pelkkä tiedonkeruuväline. Mieti, miten sen tuloksia aiotaan hyödyntää ja miten ne vaikuttavat organisaation kehitystyöhön.

Pidä kysely napakkana

Sopivan mittainen kysely parantaa vastausprosenttia ja kannustaa osallistumaan myös seuraavilla kyselykierroksilla. Liian pitkä kysely voi johtaa vastausväsymykseen ja heikentää tulosten luotettavuutta.

Hyvin suunniteltu ja selkeä henkilöstökysely tuottaa arvokasta tietoa, joka tukee päätöksentekoa ja vahvistaa työntekijöiden luottamusta organisaatioon.

Miksi työntekijäkokemusta kannattaa mitata?

Työntekijäkokemuksen mittaaminen tekee työntekijöiden mielipiteet ja kokemukset näkyviksi johdolle, mahdollistaen paremman päätöksenteon ja työyhteisön kehittämisen. Hyvä työntekijäkokemus tukee myös vahvaa työnantajabrändiä ja auttaa organisaatiota houkuttelemaan ja sitouttamaan osaajia.

Tarvitaanko laajempi kartoitus vai pulssikysely?

Kyselyjen määrä ja tiheys riippuvat organisaation tarpeista ja koosta. Nopeat ja säännölliset pulssikyselyt mittaavat työntekijöiden tunnelmia reaaliaikaisesti, kun taas laajemmat henkilöstökyselyt tarjoavat syvällisemmän katsauksen työhyvinvointiin ja työolosuhteisiin.

Onnistuneen henkilöstökyselyn kulmakivet

• Säännöllisyys: Jotta organisaatio pysyy ajan tasalla työntekijäkokemuksesta, mittaaminen on tehtävä jatkuvasti, ei vain yksittäisinä projekteina.

• Selkeä fokus: Jokaisen kyselyn tulee palvella tiettyä tarkoitusta – olipa kyseessä pulssikysely tai laajempi henkilöstötutkimus.

• Vaikutus arkeen: Mittaamisen tärkein tehtävä on tuottaa tietoa, joka johtaa konkreettisiin toimenpiteisiin ja näkyviin parannuksiin.

  Hyvin toteutettu työntekijäkokemuksen mittaus auttaa organisaatiota kehittämään toimintatapojaan ja parantamaan henkilöstön viihtyvyyttä.

Henkilöstökysely tukee päätöksentekoa ja kehittämistä

Henkilöstön vaikuttamismahdollisuudet vahvistavat sitoutumista yhteisiin päätöksiin ja tavoitteiden saavuttamiseen. Kyselyn tulokset tarjoavat arvokasta tietoa työn, esihenkilötoiminnan ja työyhteisön kehittämiseen. Ne tukevat johtamista, osaamisen kehittämistä sekä työhyvinvointia ja jaksamista.

Tulokset analysoidaan vertaamalla niitä normiarvoihin, ja ne raportoidaan graafisten ja kirjallisten selvitysten avulla. Koko henkilöstölle toteutettava purkutilaisuus varmistaa, että tulokset käsitellään ammattitaitoisesti ja ymmärrettävästi.

Kyselyn linkittäminen strategiaan ja tavoitteisiin

Jotta henkilöstökyselyllä saadaan vaikuttavia tuloksia, se tulee sovittaa organisaation tilanteeseen ja tavoitteisiin. Tämä mahdollistaa:

1. Vaikuttavien toimenpiteiden tunnistamisen ja toimeenpanon tukemisen

2. Kyselyn sisällön ja raportoinnin kytkemisen strategiaan, jolloin kehitysohjelmien ja toimenpiteiden vaikuttavuutta voidaan seurata

3. Selkeän kokonaiskuvan organisaatiosta, sekä yhteisten ja erottavien tekijöiden tunnistamisen eri ryhmien välillä

4. Tulosten tulkitsemisen suhteessa strategisiin kehittämisteemoihin

Vaikuttavat kehitystoimenpiteet ja muutostuki

Tulokset eivät yksinään johda muutokseen – ratkaisevaa on, miten niihin reagoidaan ja mitä toimenpiteitä niiden pohjalta tehdään. Esihenkilöiden ja tiimien on tunnistettava oikeat kehitystoimenpiteet, toteutettava ne onnistuneesti ja seurattava niiden vaikutuksia.

Tarjoa esihenkilöille ja tiimeille:

• Suosituksia konkreettisista kehitystoimenpiteistä

• Tukea muutosten toteuttamiseen ja juurruttamiseen

• Syvempää ymmärrystä henkilöstön sitoutumiseen, liiketoimintatuloksiin ja asiakaskokemukseen vaikuttavista tekijöistä

• Säännöllinen seuranta varmistaa vaikuttavuuden

Henkilöstökyselyjen tulokset on käsiteltävä esihenkilöiden, johtoryhmän ja koko organisaation tasolla. Säännöllinen seuranta auttaa arvioimaan, onko edellisiin kyselyihin pohjautuvat toimenpiteet tuottaneet muutoksia.

Kysely ei saa olla vain muodollisuus – työntekijöiden on nähtävä, että heidän vastauksensa johtavat konkreettisiin parannuksiin. Siksi keskeistä on:

• Varmistaa, että kyselyn pohjalta tehdään näkyviä muutoksia

• Reagoida vastauksiin ja suunnitella seuraavat askeleet yhdessä henkilöstön kanssa

Hyvin suunniteltu ja johdonmukaisesti toteutettu henkilöstökysely tukee organisaation jatkuvaa kehitystä ja vahvistaa työntekijöiden luottamusta siihen, että heidän äänensä vaikuttaa.